Смена офиса сопровождается большим объемом дополнительной работы, кроме самого переезда. Здесь собраны проблемы нанимателей, которыми они поделились в форумах и соцсетях, чтобы вы прежде, чем подписывать договор и заезжать все проверили. О пунктах договора поговорим отдельно - на что следует обратить внимание, В конце скачайте небольшой чек-лист, который поможет в выборе офиса «без подводных камней». Те, кто оказывает услуги в секторе «b2b» и особенно в «b2c» знают как впечатление от качественно оказанной услуги портят моменты не относящиеся к самой услуге и в результате посетитель оставляет отрицательный отзыв, где жалуется на пробки, невежливую охрану, шум или тесный офис.

Проблемы для работодателя при смене офиса:

• Необходимо заново оформить документы и инструкции по ПБ и ГО и ЧС;
• Заказать СОУТ;
• Переоформить трудовые договора сотрудникам;
• Оповестить о смене адреса всех контрагентов;
• Изменить контактную информацию на сайте и в документах организации;
• При расположении юридического адреса по местоположению офиса необходимо изменить юридический адрес в Налоговой и учредительные документы организации.

17 проверок прежде, чем снять офис в аренду

Близость транспорта и возможность парковки

Далеко от метро, нет городского транспорта и с парковкой туго … вы обязательно прочтете это в отзывах о работе с вами.

Случай.Поехали на встречу к клиенту, нас предупредили, что с парковками проблема. Кружили вокруг здания по пробкам час, потом нашли платную парковку, встреча началась с двухчасовым опозданием. Настроение было испорчено.

Вентиляция и кондиционирование

...Вентиляция отсутствует как класс, стоит духота, если открыть окна, шум не дает работать.

Случай. Мы снимали офис без окна, но там была внутренняя вентиляция. Все было нормально, пока из вентиляции вместо воздуха не пошел смрад, по-другому не назовешь, выяснилось, что ее никто не обслуживает и сдохшее в ней животное будет радовать нанимателей и дальше. На наши жалобы собственник предложил единственное решение- заклеить вентиляцию поручными средствами и не пользоваться ей. Мы вынуждены были срочно съехать.

Шум

Случай. Центральной вентиляции нет, вентиляция - окно. Здание на оживленной загруженной улице, постоянный грохот машин и пробки. С утра приходишь на работу и при закрытых окнах стоит запах выхлопных газов. Проветриваешь, а днем окна уже не открыть.

Расположение офиса по сторонам света

Случай. В нашем БЦ окна помещений выходили на юг, центральной вентиляции в здании не было. Солнце светило с утра и до ночи, летом в помещении жарко и ужасная духота. Люди не могли работать.

Кафе

Случай. Есть ли в здании столовая или кафе и как близко они расположены к вашему офису. Мы снимали офис на втором этаже, вентиляции в здании не было, только окно. На первом этаже расположилось кафе и все запахи оттуда шли к нам в офис, зимой было терпимо, но лето было жарким и окна не закрывались, столовая работала без перерыва. Нам пришлось съехать.

Проход гостей

Случай. У нас гостей не пропускают, несмотря на оформленный гостевой пропуск, пока за ним не спустится кто-то из сотрудников. К нам регулярно приезжают клиенты, и менеджеры вынуждены каждый раз спускаться за ними на проходную.

Запасной выход

Случай. Всегда закрыт, а ключ от него у сотрудника, которого сложно найти! …конечно ничего не случится, но у нас случилось проверка пожарной инспекции. Оказалось выход закрыт на ключ с нашей стороны, а с другой - заложен! Инспекция до исправления ситуации запретила работу в здании, и пришлось экстренно организовывать для сотрудников удаленную работу.

Ответственность за жизнь и здоровье сотрудников несет в первую очередь арендатор, несмотря на то, что запасной выход зона ответственности арендатора. Представители компаний, снимающие помещения обязаны регулярно проверять проходы для эвакуации по закону о пожарной безопасности (подробнее Стенд-уголок ППБ: требования и правила для офисов).

Адекватные арендодатели и арендаторы

Случай. В БЦ помещения сдавались всем желающим. Одна из фирм предоставляла услуги мигрантам по трудоустройству, клиенты этой компании часто приводили себя в порядок в нашем туалете: переодевались, мыли волосы, чистили зубы. Приходя утром на работу, встречал группы новоприбывших прямо с вокзала с багажом, они спали в холле на диванах, громко разговаривали на своем языке или мылись в туалете. И это на пути к нашей переговорке для встреч с клиентами.

Случай. Наш бизнес-центр располагался в центр города на тихой улице, красивой старинное здание и впечатляющие интерьеры. Арендатор, снимающий большую площадь, съехал и офисы стали сдавать всем подряд. Так в нашем тихом и уютном месте появилась компания, которая любила праздники и отмечала их на рабочем месте. Однажды одного из гостей забыли, когда тот ночью проснулся в туалете, испугался и в кромешной темноте начал искать выход... несчастный сломал кран в туалете, вода хлынула в коридор за гостем к офисам, он сломал несколько дверей, добрался до окна и тут сработала спасительная сигнализация, приехала полиция и спасла гостя. А мы с утра убирали последствия.

Ремонт

Снимать помещения в здании, где еще идет ремонт означает постоянно мириться с грохотом, перебоями с Интернетом, электричеством, водой и отоплением. А еще сквозняки, грязь, запахи. Когда все закончится могут поднять арендную плату, так как договор заключается на 11 месяцев, если его не регистрировать.
Выясните, как быстро реагирует арендодатель на проблемы в офисе? (см. как выяснить такую информацию ниже)

Случай. Арендодатель переложил заботу о здании на плечи двух крупных арендаторов, которые снимали больше половины офисных помещений нашего маленького бизнес-центра. После того, как в очередной раз собственник проигнорировал требование починить крышу и после ливня все документы на столе главного бухгалтера одной из компаний были уничтожены, они съехали. Другая компания строила свое здание и тоже освободила помещения. После этого здание стало быстро приходить в упадок. Даже уборщица исчезла ...

Туалет

Чистота, хороший ремонт и доступность.

Случай. ….у нас на этаже 20 кабинетов и на всех одна туалетная комната…как в самолете в коридоре стоит живая очередь(((.

Уборка помещений

Как убираются помещения общие и офисные? Кто моет окна и фасад?

Случай. Уборщицы на сменах убирают коридор и санузел, арендаторы сами договариваются с ними об уборке офиса. Внешний человек из-за пропускной системы без вас в офис попасть не сможет, надо оформлять на трудовой договор, чтобы оформить постоянный пропуск. Поэтому «местные» чувствуют себя хозяевами положения - приходят посреди рабочего дня, диктуют условия.

Внос и вынос техники и мебели из офиса

У нас внос и вынос вещей из БЦ осуществляется по пропуску из отдела аренды. Часто клиенты приезжают на встречу со своей техникой, чтобы сразу и настроить. С ноутбуками так регулярно, особенно когда мы проводим обучение. Для этого нам необходимо через отдел аренды оформить пропуска на внос и еще один на вынос оборудования через проходную бизнес-центра. Регулярно сталкиваемся с проблемами, то нет ответственного в службе аренды подписать бумагу на внос-вынос и поставить печать или клиенты приезжают, а у отдела аренды рабочий день закончился!

Доступ в арендованные помещения

Есть разные варианты: круглосуточно или только по будням с 8 утра и до 8 вечера. Да, и такое тоже бывает!

Проходная

Как проводится регистрация гостей? Обязательно предъявить документ (паспорт, права) или пускают всех подряд.

В дни каникул и праздников случалось к нам в офис приезжали клиенты с детьми и их не пропускали на проходной, так как по договору аренды это запрещено. С одной стороны, в каникулы в коридорах не было играющих детей, но с клиентами возникали проблемы регулярно.

Интернет и стабильность канала

Все еще существуют бизнес-центры, где:

• Тариф, Мбит 50 000 Стоимость 20 000,00 рублей в месяц
• Или тариф 100 000 Мбит (интернет из расчета на 1 кв.м.) Стоимость 10 519,00 рублей в месяц
  Но при этом не гарантируют стабильность канала.

Также важно, как быстро реагируют инженеры, обслуживающие коммуникации.

У нас в бц арендуют линии у Билайна и МТС. Интернет безумно дорогой, канал нестабильный. Кроме того, системный администратор БЦ отключил возможность автоматического обновления программного обеспечения Microsoft, версия Windows не обновилась автоматически. Арендодатель претензию не принял, ссылаясь на пункт договора, что не несет ответственность за ущерб нанесенной арендодателю (см.пункты договора ниже).

Освещение

Предпочтительнее светодиодное, а не люминесцентное освещение. Светло и экономично. При люминесцентном освещении, когда будете проводить СОУТ эксперт попросит поставить настольные лампы сотрудникам. Пока вы еще на заселились можете договориться по этому вопросу с арендодателем.

Лифт

Если нравятся офисы на последних этажах, поинтересуйтесь хорошо ли работает лифт.

Пункты договора

Проверьте пункты договора, очень часто по договору арендатор отвечаете за всё, арендодатель никогда и ни в чем не виноват.
Итак, по пунктам:

• Что будет, если вашему имуществу нанесен ущерб?
  Может прорвать трубы отопления, отключиться электроэнергия.
• Какая площадь офиса прописана в договоре и какая по факту?
  Арендодатели включает в него площадь причитающегося коридора и холла. Объяснение такие - вы же им пользуетесь!
• В каких случаях предусмотрено уменьшение арендной платы?
  Часто указывают: в случае чрезвычайной ситуации арендная плата не уменьшается даже в случае чрезвычайной ситуации

Подробнее 12 пунктов из договоров аренды для проверки (с формулировками по договору) отправим на электронную почту по запросу (ссылка для отправки).

Вместо заключения. Не на все вопросы ответит арендодатель...

Как найти информацию:

• Почитайте отзывы о бизнес-центре на Яндекс.Картах и Google картах;
• При посещении БЦ зайдите в любой офис и поинтересуйтесь у арендаторов с какими проблемами они столкнулись;

Как узнать какие компании снимают помещения:

• Спросить в БЦ чем занимаются компании, которые снимают у вас помещения. Каким арендаторам вы отдаете предпочтение?
• Наберите на сервисе 2ГИС нужный вам БЦ и далее переходите на закладку «В Здании». Выберите предварительно 1-2 компании и после осмотра помещений зайдите и поговорите с ними по-соседски.

Удачи!
Вам может быть интересно:   Как сделать стенд для проверки в офис
Куда сдать отходы на утилизацию в СПб. Экология «зеленого» офиса

Похожие новости:

• Информация и решения для уголка гражданской обороны в 2024 г.
• Куда сдать отходы на утилизацию в СПб. Экология «зеленого» офиса
• Уголок потребителя в кофейне
• Cтенд по охране труда на предприятии