Выбор выставочной площадки и разведка

В интернете есть множество каталогов выставок. Выбирайте профильное мероприятие, вначале поближе к месту вашей локации. Обязательно участвуйте в качестве посетителя, разговаривайте с представителями других компаний.
Замечайте каждую мелочь:

1. Какие рекламные стенды представлены на выставке. Есть ли высокие, двухэтажные конструкции? Какие осветительные приборы используются?
2. Кто разговаривает с посетителями – обученный сторонний стендист или менеджер компании? Наемный специалист говорит всегда уверенно, чувствуется выученный текст и стандартные ответы на вопросы. Опытный менеджер, хорошо знающий свою компанию, расскажет несколько больше о работе фирмы. Но будет отвечать вдумчиво, не сразу. Если стендисту предложить в следующий раз поработать на вашу организацию, он согласится или даст реквизиты своего бюро.
3. Какой запах? Используют ли участники аромамаркетинг. В общем, возле рекламного стенда запах должен соответствовать представленному товару или используют коммерческие ароматы. Но так бывает далеко не всегда.
4. Насколько шумно в зале и возле мест конкурентов?
5. Есть ли на выставке дети? Часто родители приходят всей семьей. Что делают дети? Есть ли для них игровая площадка с воспитателем?
6. Какие еще, кроме рекламного стенда, есть возможности для работы с посетителями выставки? Например, схема с расположением компаний, указатели, обученные менеджеры или роботы в местах скопления посетителей.Что еще?
7. Есть ли кафе или барная стойка? Представлены ли в местах отдыха посетителей мобильные выставочные стенды с проспектами и буклетами участников выставки?
8. Как люди узнают о конференциях, докладах? Если на выставке не проводят конференции, откажитесь от участия в ней.
9. Если вам понравился рекламный баннер, щит, вы всегда можете спросить о том, где заказать подобное.

Посетив несколько профильных выставок, можно выделить общие, характерные для вашей фирмы моменты. Они помогут оптимизировать стратегию успеха. Вы поймете, какая конструкция выставочного оборудования будет оптимальна. Узнаете, что еще нужно для представления своей компании на выставке, кроме менеджера и основной рекламной конструкции.

Контакты с орготделом выставки

Если вам понравилась выставка, даже если вы не планируете на ней участвовать, зайдите к организаторам. Лучше узнать все тонкости в диалоге, чем читать требования к участникам на сайте и затем задавать вопросы менеджерам удаленно.
Необходимо узнать:

1. Технические требования к рекламным стендам. Как подключиться к питающей сети, какое напряжение, постоянный или переменный ток, какая допустимая мощность потребления.
2. Какие требования к конструкции рекламных щитов: какой допустимый вес и нагрузка на пол, нужно ли учитывать ветровую нагрузку, какой транспорт может двигаться рядом с арендованной площадкой.
3. Какие требования по противопожарной безопасности нужно выполнить.
4. Нужно ли вашим менеджерам проходить инструктаж по технике безопасности в организующей выставку компании.
5. Есть ли возможность взять в аренду оборудование, какое, как посмотреть на него в работе на текущей выставке.
6. Спросите у организаторов есть ли бюро, которое может подготовить ваше участие в выставке от начала и до конца?

Остальную информацию вам дадут в проспектах или можно узнать на сайте.
На этом этапе желательно определиться, какая выставка вам подойдет.

Выбор рекламного агентства

Переложить весь объем работ на плечи агентства проведения выставок заманчиво. Этот вариант подойдет молодым или малым предприятиям, редко участвующим на выставках. Или крупнейшим производственным корпорациям, не желающим увеличивать штат отдела менеджеров.

Даже если вы нашли агентство, способное полностью решить все ваши вопросы на вставке, вам все равно будет нужна своя команда. С момента подписания договора с бюро, нужно будет активно готовить стендистов, выделить специалистов для ответов на сложные вопросы посетителей, назначить ответственного человека для контакта с орг. отделом выставки. Лучше рассматривать всех менеджеров, представляющих вашу компанию, как членов одной команды.

Не передавайте полностью все вопросы по проведению выставки рекламному агентству. Сами контролируйте подготовку рекламных стендов и менеджеров.
При выборе стендистов и рекламной компании обратите внимание:

1. Даже на небольшой региональной выставке одного стендиста мало. Он может заболеть. Точно устанет через 4 часа контактов на выставке.Нужен напарник. Если рекламное агентство предложит одного специалиста по работе с аудиторией, лучше сразу откажитесь. Профессионалы знают, что нужны как минимум три менеджера.
2. При обсуждении рекламных носителей, узнайте, можно ли взять в аренду каркасы рекламных щитов. Выполняет ли бюро печать баннеров и монтаж конструкций павильонов или отсеков.
3. Спросите про сроки полиграфических работ. Если вам предложат выполнить работы за неделю до начала выставки, поищите другую компанию. Сами баннеры и краска будут источниками неприятного запаха. Специалисты обязательно это учитывают, а непрофессионалы вам не нужны.
4. При составлении договора, учитывайте про ответственность в случае происшествий на выставке. Вся ответственность должна быть на бюро.

Если вам не показывают список клиентов и вам неизвестны отзывы, лучше не заключайте договор о представлении вашей компании на выставке. Когда нет агентства с опытом работы, делайте все сами.
На этом этапе вы должны в общем виде представлять конструкцию и оформление рекламных щитов. Но лучше учесть все нюансы. Поможет в этом вот эта статья про рекламные щиты на выставку.

Создание своей команды

Интернет позволяет работать с уже сложившейся ЦА, но не дает непосредственного контакта с людьми. Сложно переключить внимание постоянных клиентов конкурирующей компании на ваши товары и услуги, пользуясь инструментами интернета. Люди консервативны. Выставка дополняет возможности интернета, расширяет поле контактов. Успешные предприятия можно найти на выставках не реже одного раза в год.
Для организаций, планирующих участвовать на выставках часто, выгодно создать свою команду профессионалов:

• Стендисты, минимум 3 человека. Обязательно мужчины и женщины с привлекательной внешностью.
• Удаленный консультант.
• Докладчик. Умеющий увлекать аудиторию работник вашей компании. Как участвовать в конференции можно посмотреть в статье про использование переносных рекламных щитов на конференции
• Директор или заместитель директора для работы с крупными клиентами, инвесторами и аудиторией на конференции.
• Менеджеры, сопровождающие докладчика на конференции и распространяющие информацию среди посетителей выставки.Эти люди должны помогать гостям найти рекламный стенд или павильон компании.

Своя команда может импровизировать. Организовать диалог с ЦА в местах скопления людей, заинтересовать детей у стенда, и даже сделать небольшое шоу.

Медийное сопровождение

Мобилизуйте свою аудиторию к выставке. На своем сайте, в социальных сетях отражайте подготовку к выставке за три месяца.
В течение последнего месяца сообщите о сроках, месте проведения выставки и расскажите подробности:

1. Как попасть на выставку.
2. Кто будет участвовать, где посмотреть каталог.
3. Кто будет на выставке делать доклад от вашего предприятия.
4. Какая новая продукция или какие начинания будут на выставке представлены.
5. Какие еще развлечения доступны во время проведения выставки.
6. В каких отелях лучше останавиться.

Компания, организующая выставку, дает информацию на сайтах и в каталоге, собирая для вас целевую аудиторию. Это можно дополнить своими наработками. Ваши постоянные клиенты, попав на выставку, сами начнут рекламировать вашу продукцию или услуги в разговорах с иными посетителями. Так вы соберёте и преумножите лояльную ЦА вокруг своей фирмы.

За неделю до начала выставки, и за один день дайте яркую информацию с призывом приехать и поддержать вашу компанию. Предложите призы и скидки активным участникам.

Перед выставкой

Перед выставкой команде нужно отдохнуть. Если выставка находится удаленно, приехать на нее желательно заранее.

Импровизация

Рассказывает наш клиент:
"Однажды, исследуя крупную международную выставку, мне удалось пообщаться с потенциальными клиентами нашей компании, понять кто наша аудитория и как с ней работать. Выставка была посвящена деревообрабатывающей промышленности. Вот как это было.
Заинтересовавшись большим скоплением людей возле стенда с сушильными камерами производителя из Германии, я подошел поближе. Задал вопрос о времени сушки, удивился, что нет технологии сушки пиломатериалов за короткий срок. Менеджер ответил, что такой технологии не существует. На самом деле такую технологию разрабатывала наша компания и еще один институт в Бразилии.
Так мне стало очевидно участие в предстоящей выставке будет успешным для нашей компании. Мы обеспечили работу цеха на несколько лет вперед (Подробнее в статье: Как использовать переносной стенд на конференциях и обеспечить компанию заказами). Мои затраты оказались мизерными, два билета да обед в ресторане.

Бизнес, это контакты. Не только участие на выставке, но и подготовку к участию следует рассматривать как продвижение вашей продукции и услуг на рынок. Стандартные шаги по предложенному алгоритму помогут вам подготовиться к выставке, создать команду профессионалов, выбрать правильно конструкцию рекламных щитов, организовать диалог со своей ЦА. Импровизация, творческий импульс поможет сделать ваше предложение ярким, запоминающимся. Оба начала приводят к успеху.

Особенности, приемы и фишки смотрите в наших проектах выставочных стендов здесь.
С 1995 года участвуем в выставках, пишите или звоните расскажем как можно сделать интересный стенд, который не оставит равнодушным посетителей.

Еще из опыта организации участия в выставках:

• про использование переносных рекламных щитов на конференции
• про рекламные щиты на выставку

Похожие новости:

• Cтенд по охране труда на предприятии
• Как и кому нужно оформить стенд по ГО и ЧС – законодательные нормы, приказы, правила
• Стенд-уголок ППБ
• Стенд по электробезопасности